Een goede factuur moet voldoen aan deze eisen
Iedereen kan een factuur sturen. Zo moeilijk is dat niet. Maar een goede factuur sturen die aan alle eisen voldoet en die duidelijk is voor de betaler, dat is een heel ander verhaal. Een goede factuur moet wettelijk aan bepaalde eisen voldoen, maar naast de wettelijke eisen is er genoeg wat je zelf extra kunt doen. Dit mag in ieder geval niet ontbreken:
- Naam en adres van jouw bedrijf en de koper
- Btw-nummer
- KvK-nummer van verkopende partij
- Datum van aanmaak van de factuur
- Een uniek volgnummer
- Wat er verkocht is
- Hoeveel er verkocht is (eenheden of uren)
- Het bedrag (exclusief btw)
- Het btw-tarief en -bedrag
Een goede factuur: veel controleren
Een goede factuur betekent veel controleren. Doorgaans is dat echter alleen nodig bij de eerste keer factureren. Je controleert de naam van de afnemer en het adres en vult de resterende gegevens in. Gebruik je een goed administratieprogramma, dan kun je de klantgegevens gewoon opslaan zodat je die de volgende keren niet handmatig in hoeft te voeren.
Dat geldt natuurlijk ook voor je eigen gegevens. Deze voer je eenmalig in wanneer je een boekhoudprogramma gebruikt. Daarna hoef je hier alleen naar te kijken wanneer de gegevens veranderen – en dat gebeurt natuurlijk niet zo vaak.
En als ik factureer buiten Nederland?
Voor de bedrijven die diensten of producten exporteren gelden meer regels en die zijn lang niet altijd even duidelijk. Zij vallen onder de uitzonderingsregels. Hierbij is vooral de taal op de factuur en het VAT-nummer belangrijk. Ook gelden andere regels voor de btw. Je boekhouder kan je hierbij helpen zodat het direct goed is voor de Belastingdienst en de afnemer zelf.
Waarom is een goede factuur van enorm belang?
Er zijn drie redenen waarom een goede factuur van enorm belang is. Allereerst natuurlijk omdat de Belastingdienst het verplicht stelt. Daarnaast wil je dat de koper direct de factuur kan betalen, zonder dat er aanpassingen gedaan moeten worden. Maar de derde reden wordt vaak vergeten. Een goede factuur zorgt ervoor dat jouw bedrijf professioneel en betrouwbaar overkomt.
Hoe zou jij het vinden wanneer je een factuur binnenkrijgt die niet aan de eisen voldoet of waar onjuistheden op staan? Of een factuur die in Excel gemaakt is, om maar iets te noemen? Een professioneel karakter begint met het maken van goede facturen – en alleen daarmee kun je klanten echt aan je binden. Heb je meer hulp nodig hierbij of wil je dit graag uitbesteden, kijk dan eens naar de mogelijkheden van een goed administratiekantoor.