Hoe trek je klanten aan met een goede offerte?

Hoe trek je klanten aan met een goede offerte?

Een goede offerte is dé manier om klanten binnen te halen

Als startende of zelfstandige ondernemer ben je vooral bezig met het verdienen van geld. Zeker in kleine ondernemingen wordt weinig aandacht besteed aan andere processen, die niet direct geld opleveren. Dat lijkt logisch, totdat je het nut ziet van bijvoorbeeld een goede offerte. Soms is het goed om juist wat extra aandacht te besteden aan de dingen die niet zo voor de hand liggen, omdat de concurrenten daar ook vaak punten laten vallen. En zó kun jij die extra klanten binnenhalen waardoor je volgend jaar wel gewoon op vakantie kunt.

Waarom is een goede offerte zo belangrijk?

Wanneer een klant bij jou informeert naar de prijs van een bepaald product of een dienst die jij kan leveren, is het belangrijk dat de klant een goede offerte krijgt. In deze offerte kan de klant namelijk direct zien wat de prijs is en wat de klant voor deze prijs krijgt. Ook kan de klant direct zien waar jouw bedrijf gevestigd is, maar er is nog een belangrijk punt hier.

Op het moment dat de offerte geleverd wordt als standaard Word bestand (of .odt, om het nog erger te maken) en vol met fouten staat, dan kom je als bedrijf bijzonder onprofessioneel over. Het maakt daarbij eigenlijk niet eens uit wat je precies doet. Ook van loodgieters, timmermannen en schoorsteenvegers verwachten we tegenwoordig een nette offerte met een duidelijke berekening en een goede indruk.

Op het moment dat je hier niet aan kunt voldoen, is de kans klein dat je een nieuwe klant binnenhaalt. Het gaat namelijk al snel om de betrouwbaarheid, geloofwaardigheid en professionaliteit. Is die offerte het eerste echte contact tussen jouw bedrijf en een potentiële klant? Dan is het tijd om hier extra aandacht aan te besteden.

En als je dat zelf niet kunt?

Een goede offerte maken is eigenlijk helemaal niet zo moeilijk. Als boekhouder help ik je graag met het opstellen van een keurige mal in het boekhoudprogramma dat je gebruikt. Wanneer je eenmaal een blauwdruk hebt, is het aanpassen van de gegevens en bedragen een makkelijke stap, waarna je alle potentiële klanten kunt voorzien van een prachtige offerte. Zorg je ervoor dat je ook nog een goede factuur kunt sturen wanneer je het werk verricht hebt of het product besteld is? Dan zorg je er helemaal voor dat de klanten terug blijven komen bij je.

Wat te doen wanneer je eigenlijk al maanden achterloopt met je administratie

Wat te doen wanneer je eigenlijk al maanden achterloopt met je administratie

Eerste hulp bij administratieve achterstanden

Administratieve achterstanden zijn een ramp. Laten we er geen doekjes om winden: bij een achterstand in de administratie is er onrust, onzekerheid en onduidelijkheid. Dat kan ook niet anders. Maar soms kún je ook niet anders dan achterlopen met de boekhouding. Zeker bij opschalende bedrijven en bij zzp’ers die van de hand in de mond leven, is administratieve achterstand schering en inslag. Wat kun je hieraan doen?

Even relativeren bij administratieve achterstanden

Administratieve achterstanden zijn vervelend, maar het is niets om je voor te schamen. Zelfs de Belastingdienst heeft enorme achterstanden. In elk bedrijf komen achterstanden voor. Het belangrijkste is dat deze weggewerkt worden, zodat de schade beperkt blijft.

Stap 1: zorg voor rust door alles op te ruimen

De eerste stap klinkt niet direct als de meeste logische, maar het is een gouden tip. Vaak zien we bij administratieve achterstanden bureaus vol papieren, met rekeningen en overzichtjes aan de muur geprikt. In die omgeving ga jij nooit goede resultaten neerzetten.

Werk daarom de bende eerst weg. Maak stapels, maar zorg er vooral voor dat je bureau en muren helemaal leeg zijn voordat je begint met werken.

Stap 2: een kwestie van gewoon beginnen

Bij een administratieve achterstand is de berg met werk enorm. En dat demotiveert. Zeker wanneer je ernaast blijft zitten met een kop koffie en je handen in je haar. Zo wordt de berg alleen maar hoger.

Gooi je boekhoudprogramma open en voer alvast de eerste verificatie of factuur in. Wanneer je de eerste stap gezet hebt, wordt de stapel namelijk alleen maar kleiner. Die motivatie komt vervolgens vanzelf wel.

Stap 3: bewaar het overzicht en bekijk de schade (want die is er zeker)

Zorg ervoor dat je tijdens het inboeken alle papieren direct in de goede map stopt en de goede nummers geeft, zodat je er niet meer naar om hoeft te kijken. Bekijk in het proces ook direct wat de schade is. Die is er zeker, want:

  • De kans op onbetaalde facturen is aanzienlijk
  • Grote kans dat lang niet iedereen jou betaald heeft
  • Er moeten aangiftes verbeterd/ingediend worden

Werk daarom zo zorgvuldig mogelijk, zodat je de juiste stappen kunt zetten om administratieve achterstanden weg te werken.

Stap 4: blijf vanaf nu bij met je administratie

Ben je klaar met puinruimen en is het tijd om weer te ondernemen? Wacht nog heel even. Plan voor jezelf een vast moment waarop je aan de administratie gaat zitten, het liefst buiten kantooruren zodat je ongestoord de boekhouding kunt doen. Zo weet je namelijk zeker dat je in de toekomst gewoon bij blijft en niet meer aan de slag hoeft met puinruimen.

Heb je echt geen tijd om de achterstand weg te werken? Neem dan eens contact op. Samen met jou stel ik een plan op en begin ik aan het inboeken, herinneren en indienen van de gegevens die nodig zijn. Verontschuldig je niet voor de berg werk die is blijven liggen, maar wees trots dat je hulp in hebt geschakeld!

Wat is de basis voor een goede administratie?

Wat is de basis voor een goede administratie?

De basis voor een goede administratie in 4 stappen

De basis voor een goede administratie zorgt ervoor dat je altijd het overzicht hebt. Het voorkomt problemen, maakt administratie doen makkelijker en leuker en laat zien wat je budget is. Maar het voeren van een goede administratie is niet vanzelfsprekend. Hoe zorg jij ervoor dat jouw administratie altijd goed uit de verf komt?

Ordelijk

Het begin van een goede administratie is een ordelijke indeling. Denk hierbij aan verschillende mappen voor inkomsten uit uitgaven, een systeem om betaaldata te scheiden en overzichten per maand te maken.

Dat is niet alleen handig wanneer je een bedrijf hebt. Ook als particulier is het goed om te weten wanneer de rekeningen betaald moeten zijn en wat je bestedingsruimte is voordat je besluit weer eens buiten de deur te eten.

Op tijd

Een ander belangrijk element is op tijd betalen. Heb je rekeningen liggen en voer je die op de juiste manier in? Dan mis je geen betalingen meer. Dat scheelt aanmaningen, vervelende mails en telefoontjes en beëindiging van overeenkomsten.

Veel mensen betalen hun rekeningen te laat, maar dat is lang niet altijd opzet. Heb jij een goede administratie, dan weet je altijd wanneer de betalingen gedaan moeten worden en welke rekening prioriteit heeft.

Op de hoogte van de juiste regels

Ben je ondernemer? Dan heb je te maken met regels. Regels omtrent de btw bijvoorbeeld, aangiftes die ingestuurd moeten worden en uiteraard zijn er wetten die betrekking hebben op bedrijven.

Ben je helemaal op de hoogte van de aftrekposten en regelgeving? Dan heb je de juiste basis voor een goede administratie te pakken. Weet je niet hoe de vork in de steel zit, dan is het hoog tijd om je te verdiepen in datgene dat relevant is voor jouw onderneming.

Geschikt voor real time evaluatie

De basis van een goede administratie zorgt ervoor dat je altijd direct kunt zien hoe je ervoor staat. Dit betekent dat de kans groot is dat je met de computer aan de slag moet. Met een makkelijk online boekhoudprogramma heb je de best mogelijke basis. Hier kun je namelijk altijd en overal de stand van zaken zien.

Kies voor de juiste basis voor jouw administratie

De juiste basis voor een goede administratie maakt het makkelijker om de boekhouding te doen. Je hebt daarnaast meer overzicht en je weet altijd wat je te besteden hebt. En als particulier kun je ook nog eens direct zien waar de mogelijkheden liggen om aan het einde van de maand wat extra’s over te houden!

Wil je meer weten of direct aan de slag samen met mij? Neem dan gewoon even contact op.

Welk btw-tarief reken jij aan je klanten?

Welk btw-tarief reken jij aan je klanten?

Welk btw-tarief hoort bij de goederen of diensten die jij verkoopt?

Verkoop je diensten, goederen of producten in Nederland? Dan heb je te maken met het btw-tarief dat hieraan verbonden is. Klinkt makkelijk, maar in de praktijk valt dit nog weleens tegen. Hoewel er een standaardindeling is met drie niveaus binnen het btw-tarief, zijn er veel uitzonderingen en moet er vooral naar de kleine lettertjes gekeken worden.

9%, het verlaagde btw-tarief

9% btw is het verlaagde btw-tarief en dit geldt voornamelijk voor eten en drinken, en bepaalde diensten die hierdoor aantrekkelijker geprijsd worden voor de eindgebruiker. In deze categorie vind je onder andere geneesmiddelen, boeken, kunst en verzamelitems. Ook het opleveren van goederen die hieronder vallen, mogen onder het 9%-tarief gerekend worden.

0%, oftewel helemaal geen btw

Deze categorie is het ‘gevaarlijkst’ omdat het hier vaak verkeerd gaat. Het is van groot belang dat je niet zomaar kiest voor 0% btw zonder overleg met je boekhouder of een belastingadviseur. Reken je onterecht 0% btw? Dan moet je achteraf namelijk wél de btw afdragen die je nooit ontvangen hebt. Dat is al een kostenpost, en de boete die je eroverheen kunt verwachten zorgt helemaal voor een negatief saldo.

0% btw wordt vooral gebruikt bij het importeren en exporteren. Een alternatieve optie bij verkoop aan het buitenland binnen de EU is het verleggen van de btw. Hiervoor heb je wel het btw-nummer (VAT-nummer internationaal) nodig van de afnemer, die een zakelijke klant moet zijn.

21% btw, de algemene groep

De meeste goederen en diensten vallen in de groep met 21% btw. Het is de standaardgroep waar allesbehalve bovengenoemde voorbeelden in vallen.

Belangrijk om te onthouden

Gebruik je een goed online boekhoudprogramma of programma om facturen mee te maken? Dan wordt de btw vanzelf berekend. Maar een programma kiest niet automatisch het juiste btw-tarief. Ook is het goed om bij binnenkomende rekeningen en facturen te kijken of het allemaal klopt. Zeker wanneer je het idee hebt dat de factuur met de hand opgesteld is.

Heeft een factuur een verkeerd btw-tarief of is de btw niet juist berekend? Dan kun je deze factuur niet opnemen in je boekhouding. Controleer daarom altijd nog eens extra voordat je een factuur verstuurt of in ontvangst neemt.

Lastig? Helemaal niet?

Vind je het lastig om het juiste btw-tarief te vinden voor de diensten of goederen die je verkoopt? Of handel je met het buitenland en heb je meer informatie nodig over de uitzonderingsregels? Neem dan vandaag nog contact op. Ik help je graag verder zodat je altijd het juiste btw-tarief hanteert en de juiste aftrekposten gebruikt zodat je niet te veel aan de Belastingdienst betaalt.

Wat kan een fiscaal vertegenwoordiger voor jou betekenen?

Wat kan een fiscaal vertegenwoordiger voor jou betekenen?

Een fiscaal vertegenwoordiger helpt jouw bedrijf vanuit Nederland!

De afhandeling van btw is niet altijd een makkelijk verhaal. Zeker niet wanneer het gaat om het exporteren en importeren van goederen. Ondernemers die vanuit het buitenland zaken willen doen in Nederland zelf, lopen regelmatig tegen de afwijkende regelgeving aan. Vervelend, zeker wanneer je inziet dat een fiscaal vertegenwoordiger dit allemaal van je over kan nemen.

Heb je een onderneming buiten Nederland, maar wil je graag zaken kunnen doen vanuit Nederland? Dan maakt de fiscaal vertegenwoordig een wereld van verschil. Wat kan SAFInsights precies voor je betekenen?

Algemene Fiscale Vertegenwoordiging (AFV)

Er zijn twee vormen waarop fiscale vertegenwoordiging vormgegeven kan worden. De eerste vorm is de Algemene Fiscale Vertegenwoordiging, oftewel de AFV. In dit geval vraag ik een btw-nummer aan voor een bedrijf dat zaken wil doen vanuit Nederland. Hierdoor valt de btw weg bij het importeren, wat enorme positieve gevolgen heeft voor de cashflow. Met AFV hoeft het bedrijf in kwestie zich niet eens in te lezen in de regelgeving in Nederland, omdat dit allemaal geregeld wordt.

Concreet: de fiscale vertegenwoordig zorgt ervoor dat de btw bij import verlegd wordt. Dit geldt voor verkoop aan zakelijke klanten, maar ook bij particuliere klanten. En dat is een groot verschil met de tweede vorm van fiscale vertegenwoordiging.

Beperkte Fiscale Vertegenwoordiging (BFV)

Bij Beperkte Fiscale Vertegenwoordiging kan er alleen opgetreden worden wanneer het gaat om B2B-sales. Dit betekent opnieuw dat de btw verlegd kan worden, maar alleen wanneer het gaat om de zakelijke relaties. Hiervoor hoeft geen nieuw btw-nummer aangevraagd te worden: er wordt gebruik gemaakt van een sub-nummer onder een huidig btw-nummer.

Heeft jouw bedrijf alleen zakelijke klanten en levert de onderneming helemaal niet aan particuliere gebruikers, dan is BFV dus in alle gevallen voldoende. Levert jouw bedrijf wél aan particulieren, dan is de AFV-vorm van de fiscale vertegenwoordiger een betere optie omdat alle verkopen hierbij geregeld worden door de vertegenwoordiger.

Op zoek naar een fiscale vertegenwoordiger?

Met de jarenlange ervaring van SAFInsights heb je zojuist jouw fiscale vertegenwoordiger gevonden. Neem vandaag nog contact op om de mogelijkheden door te spreken die van toepassing zijn op jouw bedrijf.

Heb je reeds een Nederlandse onderneming en heb je hulp nodig bij de btw-aangifte, de belastingen of andere problemen? Kijk dan vooral eens naar de diensten die SAFInsights aanbiedt, of neem direct contact op via 06 11 58 00 71.

Dit mag niet ontbreken op een goede factuur!

Dit mag niet ontbreken op een goede factuur!

Een goede factuur moet voldoen aan deze eisen

Iedereen kan een factuur sturen. Zo moeilijk is dat niet. Maar een goede factuur sturen die aan alle eisen voldoet en die duidelijk is voor de betaler, dat is een heel ander verhaal. Een goede factuur moet wettelijk aan bepaalde eisen voldoen, maar naast de wettelijke eisen is er genoeg wat je zelf extra kunt doen. Dit mag in ieder geval niet ontbreken:

  • Naam en adres van jouw bedrijf en de koper
  • Btw-nummer
  • KvK-nummer van verkopende partij
  • Datum van aanmaak van de factuur
  • Een uniek volgnummer
  • Wat er verkocht is
  • Hoeveel er verkocht is (eenheden of uren)
  • Het bedrag (exclusief btw)
  • Het btw-tarief en -bedrag

Een goede factuur: veel controleren

Een goede factuur betekent veel controleren. Doorgaans is dat echter alleen nodig bij de eerste keer factureren. Je controleert de naam van de afnemer en het adres en vult de resterende gegevens in. Gebruik je een goed administratieprogramma, dan kun je de klantgegevens gewoon opslaan zodat je die de volgende keren niet handmatig in hoeft te voeren.

Dat geldt natuurlijk ook voor je eigen gegevens. Deze voer je eenmalig in wanneer je een boekhoudprogramma gebruikt. Daarna hoef je hier alleen naar te kijken wanneer de gegevens veranderen – en dat gebeurt natuurlijk niet zo vaak.

En als ik factureer buiten Nederland?

Voor de bedrijven die diensten of producten exporteren gelden meer regels en die zijn lang niet altijd even duidelijk. Zij vallen onder de uitzonderingsregels. Hierbij is vooral de taal op de factuur en het VAT-nummer belangrijk. Ook gelden andere regels voor de btw. Je boekhouder kan je hierbij helpen zodat het direct goed is voor de Belastingdienst en de afnemer zelf.

Waarom is een goede factuur van enorm belang?

Er zijn drie redenen waarom een goede factuur van enorm belang is. Allereerst natuurlijk omdat de Belastingdienst het verplicht stelt. Daarnaast wil je dat de koper direct de factuur kan betalen, zonder dat er aanpassingen gedaan moeten worden. Maar de derde reden wordt vaak vergeten. Een goede factuur zorgt ervoor dat jouw bedrijf professioneel en betrouwbaar overkomt.

Hoe zou jij het vinden wanneer je een factuur binnenkrijgt die niet aan de eisen voldoet of waar onjuistheden op staan? Of een factuur die in Excel gemaakt is, om maar iets te noemen? Een professioneel karakter begint met het maken van goede facturen – en alleen daarmee kun je klanten echt aan je binden. Heb je meer hulp nodig hierbij of wil je dit graag uitbesteden, kijk dan eens naar de mogelijkheden van een goed administratiekantoor.