by Matthy | Jan 26, 2020 | Blog
Krachtige managementinformatie; de sleutel tot succes
Zeg eens eerlijk; ben jij een van de vele ondernemers die verdwaald raakt in alle informatie? Zonder organisatie binnen de krachtige managementinformatie is het extreem lastig om goede beslissingen te maken. Sterker nog, je hebt in de meeste gevallen geen enkel idee wat nou precies wat is. Op het moment dat er te veel informatie op je bord komt, is het belangrijk om te categoriseren. Wat zijn de concepten, welke ideeën vallen buiten de budgettering voor het aankomende jaar? En in welke ‘vakjes’ kun je bepaalde ontwikkelingen stoppen om het overzicht te houden?
Krachtige managementinformatie begint met ordening
Uiteindelijk is het de bedoeling dat alle informatiestromen bij het management terechtkomen. Zo kunnen hier conclusies uit getrokken worden en stappen in de juiste richting gezet worden. Maar dat is lastig wanneer álle informatie op dezelfde stapel beland. Zorg er daarom voor dat er een duidelijke structuur is. Binnen het management is het verstandig om verschillende takken of afdelingen op te zetten. Ook wanneer jij als enige een managementfunctie hebt. Op die manier maak je het jezelf aanzienlijk makkelijker.
Zorg er bijvoorbeeld voor dat alle sales in één map (offline of online) komen – en dat deze niet vermengd worden met de offertes en voorstellen. Die krijgen een eigen afdeling. Net als de inkoopcijfers, de omzet en alle andere mogelijke businessaspecten die binnen de krachtige managementinformatie vallen.
Waarom is dit zo belangrijk?
Krachtige managementinformatie is alleen krachtig wanneer dit direct ingezet kan worden op het moment dat dit nodig is. Wanneer alle informatiestromen op dezelfde stapel beland zijn, dan kun je dit per definitie vergeten. Het is dan niet mogelijk om snel te schakelen. Of om voorstellen te doen of grotere keuzes te maken zoals het openen van extra lijnen of zelfs een compleet nieuw filiaal.
Hoe zet ik dit op?
Het vormgeven van een compleet management begint bij het opzetten van informatiestromen. Anders komt die krachtige managementinformatie er nooit. Zorg daarom voor verschillende mappen, afdelingen, mailadressen en alles wat binnen dit beeld past. Een goed administratiesysteem is hierbij uiteraard onmisbaar, omdat sommige beslissingen door gezamenlijke afdelingen gemaakt moeten worden om zo optimaal succes te hebben.
Vind je het lastig om dit zelf op te zetten of wil je dat iemand eens met je meekijkt naar de mogelijkheden binnen jouw bedrijf? Neem dan eens contact met mij op. Ik ben niet alleen specialist op het gebied van boekhouding. Ik heb ook veel ervaring met het begeleiden van opschalende bedrijven die extra uitdagingen hun kant op zien komen.
by Matthy | Dec 25, 2019 | Blog
Werkbare managementinformatie verkrijgen door de juiste data
In elke onderneming moeten keuzes gemaakt worden. Daarbij is werkbare managementinformatie onmisbaar. Zonder de juiste gegevens kun je immers nooit een goede inschatting maken over het uitbreiden van het personeelsbestand. Het executeren van die overname. Of het doen van de investering die je al tijden uitgesteld hebt omdat je niet weet of het de juiste beslissing is voor jouw onderneming. Met actuele data is het verkrijgen van werkbare managementinformatie wél mogelijk. Maar hoe doe je dat nou precies?
Data verkrijgen voor werkbare managementinformatie
Voordat de data ingezet kan worden, is het van belang om te kijken naar de manier waarop deze informatie verkregen wordt. De meest logische plek is jouw onderneming zelf – en dan met name jouw boekhouding. Wanneer de administratie op orde is, heb je een geweldige plek om direct relevante en actuele data te verkrijgen, die je om kunt zetten naar werkbare managementinformatie. Hierbij zijn wel een aantal punten van belang:
- De boekhouding moet actueel zijn; alle gegevens moeten verwerkt zijn
- Er moet gebruik gemaakt worden van een boekhoudprogramma waarmee uitgebreide rapporten uit te schrijven zijn
En dan heb ik direct de managementinformatie die ik nodig heb?
Op deze manier heb je de data waarmee je de ideale basis voor beslissingen en keuzes hebt. Maar het is niet direct een cirkel van Deming of een uitgebreide handleiding. Een resultatenrapport of kwartaaloverzicht is een blad vol met getallen. Die getallen moeten omgezet worden naar concrete richtlijnen of een duidelijk beeld van de exacte mogelijkheden.
Zo kun je tal van cijfers opstellen rond de liquiditeit of de solvabiliteit van de onderneming. Dat zijn de cijfers waar investeerders interesse in hebben – en het zijn de cijfers die als werkbare managementinformatie aangemerkt kunnen worden.
Hoe zet je dit nou zelf eenvoudig in?
Het lijkt wellicht iets dat alleen geschikt is voor grotere bedrijven, met een complete afdeling die zich hiermee bezighoudt. Maar dat is niet hoe het echt zit. Ook in een kleiner bedrijf – zelfs voor zzp – is dit van belang. Je kunt hier zelf relatief makkelijk mee beginnen door de administratie eens echt op orde te zetten. Wanneer jij met een paar klikken op de knop exact kunt zien hoeveel er maandelijks verdiend is en hoeveel geld er uit het bedrijf gegaan is, dan heb jij ook direct managementinformatie waarmee je aan de slag kunt.
Zo wordt het bijsturen, uitbreiden of aanpassen van de bedrijfsstructuur aanzienlijk makkelijker. Heb je hier assistentie bij nodig of wil je dat iemand kijkt naar jouw data om er werkbare managementinformatie van te maken? Dan ben je bij mij aan het juiste adres.
by Matthy | Nov 25, 2019 | Blog
Een te lage efficiencygraad voorkomen? Natuurlijk kan dat.
Er zijn veel elementen die dodelijk kunnen zijn voor je business. Vaak gebeurt dit geleidelijk. Een systeem wordt niet van een update voorzien, een wegvallende medewerker wordt niet vervangen of er wordt even niet naar de concurrentie gekeken waardoor je op achterstand komt te staan. Een te lage efficiencygraad ontstaat vaak stapsgewijs, maar is tevens iets dat je niet mag accepteren. Op het moment dat je inziet dat de efficiencygraad te laag is, is het tijd om in te grijpen voordat je op de lijst met gefailleerde bedrijven komt te staan. Maar voorkomen is natuurlijk beter dan genezen.
Onduidelijke strategie of doelstellingen
Een onduidelijke strategie vanuit het management moet je altijd zien te voorkomen. Net als doelstellingen die uitleg nodig hebben. Hoe duidelijker de targets zijn, hoe makkelijker je een te lage efficiencygraad kunt voorkomen. Gebruik heldere taal en zorg ervoor dat iedereen precies weet wat de bedoeling is.
Te lage efficiencygraad door gebrekkige communicatie
Gebrekkige communicatie tussen verschillende lagen of afdelingen zorgt voor inefficiënte processen, vertraging en hogere kosten. Een te lage efficiencygraad voorkomen begint met het optimaliseren van de processen. Zorg voor centrale contactpunten. Iedereen binnen de onderneming moet weten naar wie zij moeten gaan met vragen, advies of opmerkingen.
Verouderde processen, apparaten of machines
Optimalisatie is belangrijk wanneer je de doelstellingen wilt halen binnen je onderneming. Vaak betekent dit investeren in de nieuwste technologie, kennis en mensen. Heb je budget over of kun je budget vrijmaken, dan is het verstandig om eens te kijken naar verouderde processen, machines of apparaten die in jouw bedrijf gebruikt worden.
Achterstallig onderhoud
Achterstallig onderhoud zorgt ervoor dat machines kapotgaan. Maar achterstallig onderhoud binnen je personeelsbestand is misschien nog wel gevaarlijker. Wanneer heb jij je mensen het laatst op een cursus gestuurd of bij laten scholen zodat zij ook daadwerkelijk capabel zijn om te doen wat jij van hen verlangt? Ook hier zijn uiteraard kosten aan verbonden, maar het zorgt tegelijkertijd voor een hogere efficiencygraad. Daarnaast kun je medewerkers op deze manier vrolijker, productiever en loyaler krijgen. Zeker wanneer je een cursus aan kunt bieden waar de medewerkers al tijden op zaten te wachten.
Alles zelf blijven doen is eigenlijk geen optie
Efficiency heeft veel te maken met de juiste mensen op de juiste plekken. Zo weet je namelijk zeker dat mensen kunnen knallen. En dat gaat ook voor jou op. Is die lage efficiencygraad ontstaan omdat jij te veel bezig bent met dingen waar je eigenlijk niet mee bezig zou moeten zijn, zoals de administratie en boekhouding? Dan is het tijd om te beginnen met uitbesteden, zodat jij weer de ondernemer kunt worden die je wilde zijn.
by Matthy | Oct 25, 2019 | Blog
Een goede offerte is dé manier om klanten binnen te halen
Als startende of zelfstandige ondernemer ben je vooral bezig met het verdienen van geld. Zeker in kleine ondernemingen wordt weinig aandacht besteed aan andere processen, die niet direct geld opleveren. Dat lijkt logisch, totdat je het nut ziet van bijvoorbeeld een goede offerte. Soms is het goed om juist wat extra aandacht te besteden aan de dingen die niet zo voor de hand liggen, omdat de concurrenten daar ook vaak punten laten vallen. En zó kun jij die extra klanten binnenhalen waardoor je volgend jaar wel gewoon op vakantie kunt.
Waarom is een goede offerte zo belangrijk?
Wanneer een klant bij jou informeert naar de prijs van een bepaald product of een dienst die jij kan leveren, is het belangrijk dat de klant een goede offerte krijgt. In deze offerte kan de klant namelijk direct zien wat de prijs is en wat de klant voor deze prijs krijgt. Ook kan de klant direct zien waar jouw bedrijf gevestigd is, maar er is nog een belangrijk punt hier.
Op het moment dat de offerte geleverd wordt als standaard Word bestand (of .odt, om het nog erger te maken) en vol met fouten staat, dan kom je als bedrijf bijzonder onprofessioneel over. Het maakt daarbij eigenlijk niet eens uit wat je precies doet. Ook van loodgieters, timmermannen en schoorsteenvegers verwachten we tegenwoordig een nette offerte met een duidelijke berekening en een goede indruk.
Op het moment dat je hier niet aan kunt voldoen, is de kans klein dat je een nieuwe klant binnenhaalt. Het gaat namelijk al snel om de betrouwbaarheid, geloofwaardigheid en professionaliteit. Is die offerte het eerste echte contact tussen jouw bedrijf en een potentiële klant? Dan is het tijd om hier extra aandacht aan te besteden.
En als je dat zelf niet kunt?
Een goede offerte maken is eigenlijk helemaal niet zo moeilijk. Als boekhouder help ik je graag met het opstellen van een keurige mal in het boekhoudprogramma dat je gebruikt. Wanneer je eenmaal een blauwdruk hebt, is het aanpassen van de gegevens en bedragen een makkelijke stap, waarna je alle potentiële klanten kunt voorzien van een prachtige offerte. Zorg je ervoor dat je ook nog een goede factuur kunt sturen wanneer je het werk verricht hebt of het product besteld is? Dan zorg je er helemaal voor dat de klanten terug blijven komen bij je.
by Matthy | Aug 25, 2019 | Blog
Eerste hulp bij administratieve achterstanden
Administratieve achterstanden zijn een ramp. Laten we er geen doekjes om winden: bij een achterstand in de administratie is er onrust, onzekerheid en onduidelijkheid. Dat kan ook niet anders. Maar soms kún je ook niet anders dan achterlopen met de boekhouding. Zeker bij opschalende bedrijven en bij zzp’ers die van de hand in de mond leven, is administratieve achterstand schering en inslag. Wat kun je hieraan doen?
Even relativeren bij administratieve achterstanden
Administratieve achterstanden zijn vervelend, maar het is niets om je voor te schamen. Zelfs de Belastingdienst heeft enorme achterstanden. In elk bedrijf komen achterstanden voor. Het belangrijkste is dat deze weggewerkt worden, zodat de schade beperkt blijft.
Stap 1: zorg voor rust door alles op te ruimen
De eerste stap klinkt niet direct als de meeste logische, maar het is een gouden tip. Vaak zien we bij administratieve achterstanden bureaus vol papieren, met rekeningen en overzichtjes aan de muur geprikt. In die omgeving ga jij nooit goede resultaten neerzetten.
Werk daarom de bende eerst weg. Maak stapels, maar zorg er vooral voor dat je bureau en muren helemaal leeg zijn voordat je begint met werken.
Stap 2: een kwestie van gewoon beginnen
Bij een administratieve achterstand is de berg met werk enorm. En dat demotiveert. Zeker wanneer je ernaast blijft zitten met een kop koffie en je handen in je haar. Zo wordt de berg alleen maar hoger.
Gooi je boekhoudprogramma open en voer alvast de eerste verificatie of factuur in. Wanneer je de eerste stap gezet hebt, wordt de stapel namelijk alleen maar kleiner. Die motivatie komt vervolgens vanzelf wel.
Stap 3: bewaar het overzicht en bekijk de schade (want die is er zeker)
Zorg ervoor dat je tijdens het inboeken alle papieren direct in de goede map stopt en de goede nummers geeft, zodat je er niet meer naar om hoeft te kijken. Bekijk in het proces ook direct wat de schade is. Die is er zeker, want:
- De kans op onbetaalde facturen is aanzienlijk
- Grote kans dat lang niet iedereen jou betaald heeft
- Er moeten aangiftes verbeterd/ingediend worden
Werk daarom zo zorgvuldig mogelijk, zodat je de juiste stappen kunt zetten om administratieve achterstanden weg te werken.
Stap 4: blijf vanaf nu bij met je administratie
Ben je klaar met puinruimen en is het tijd om weer te ondernemen? Wacht nog heel even. Plan voor jezelf een vast moment waarop je aan de administratie gaat zitten, het liefst buiten kantooruren zodat je ongestoord de boekhouding kunt doen. Zo weet je namelijk zeker dat je in de toekomst gewoon bij blijft en niet meer aan de slag hoeft met puinruimen.
Heb je echt geen tijd om de achterstand weg te werken? Neem dan eens contact op. Samen met jou stel ik een plan op en begin ik aan het inboeken, herinneren en indienen van de gegevens die nodig zijn. Verontschuldig je niet voor de berg werk die is blijven liggen, maar wees trots dat je hulp in hebt geschakeld!
by Matthy | Jul 25, 2019 | Blog
De basis voor een goede administratie in 4 stappen
De basis voor een goede administratie zorgt ervoor dat je altijd het overzicht hebt. Het voorkomt problemen, maakt administratie doen makkelijker en leuker en laat zien wat je budget is. Maar het voeren van een goede administratie is niet vanzelfsprekend. Hoe zorg jij ervoor dat jouw administratie altijd goed uit de verf komt?
Ordelijk
Het begin van een goede administratie is een ordelijke indeling. Denk hierbij aan verschillende mappen voor inkomsten uit uitgaven, een systeem om betaaldata te scheiden en overzichten per maand te maken.
Dat is niet alleen handig wanneer je een bedrijf hebt. Ook als particulier is het goed om te weten wanneer de rekeningen betaald moeten zijn en wat je bestedingsruimte is voordat je besluit weer eens buiten de deur te eten.
Op tijd
Een ander belangrijk element is op tijd betalen. Heb je rekeningen liggen en voer je die op de juiste manier in? Dan mis je geen betalingen meer. Dat scheelt aanmaningen, vervelende mails en telefoontjes en beëindiging van overeenkomsten.
Veel mensen betalen hun rekeningen te laat, maar dat is lang niet altijd opzet. Heb jij een goede administratie, dan weet je altijd wanneer de betalingen gedaan moeten worden en welke rekening prioriteit heeft.
Op de hoogte van de juiste regels
Ben je ondernemer? Dan heb je te maken met regels. Regels omtrent de btw bijvoorbeeld, aangiftes die ingestuurd moeten worden en uiteraard zijn er wetten die betrekking hebben op bedrijven.
Ben je helemaal op de hoogte van de aftrekposten en regelgeving? Dan heb je de juiste basis voor een goede administratie te pakken. Weet je niet hoe de vork in de steel zit, dan is het hoog tijd om je te verdiepen in datgene dat relevant is voor jouw onderneming.
Geschikt voor real time evaluatie
De basis van een goede administratie zorgt ervoor dat je altijd direct kunt zien hoe je ervoor staat. Dit betekent dat de kans groot is dat je met de computer aan de slag moet. Met een makkelijk online boekhoudprogramma heb je de best mogelijke basis. Hier kun je namelijk altijd en overal de stand van zaken zien.
Kies voor de juiste basis voor jouw administratie
De juiste basis voor een goede administratie maakt het makkelijker om de boekhouding te doen. Je hebt daarnaast meer overzicht en je weet altijd wat je te besteden hebt. En als particulier kun je ook nog eens direct zien waar de mogelijkheden liggen om aan het einde van de maand wat extra’s over te houden!
Wil je meer weten of direct aan de slag samen met mij? Neem dan gewoon even contact op.
