Wat te doen wanneer je eigenlijk al maanden achterloopt met je administratie
Eerste hulp bij administratieve achterstanden
Administratieve achterstanden zijn een ramp. Laten we er geen doekjes om winden: bij een achterstand in de administratie is er onrust, onzekerheid en onduidelijkheid. Dat kan ook niet anders. Maar soms kún je ook niet anders dan achterlopen met de boekhouding. Zeker bij opschalende bedrijven en bij zzp’ers die van de hand in de mond leven, is administratieve achterstand schering en inslag. Wat kun je hieraan doen?
Even relativeren bij administratieve achterstanden
Administratieve achterstanden zijn vervelend, maar het is niets om je voor te schamen. Zelfs de Belastingdienst heeft enorme achterstanden. In elk bedrijf komen achterstanden voor. Het belangrijkste is dat deze weggewerkt worden, zodat de schade beperkt blijft.
Stap 1: zorg voor rust door alles op te ruimen
De eerste stap klinkt niet direct als de meeste logische, maar het is een gouden tip. Vaak zien we bij administratieve achterstanden bureaus vol papieren, met rekeningen en overzichtjes aan de muur geprikt. In die omgeving ga jij nooit goede resultaten neerzetten.
Werk daarom de bende eerst weg. Maak stapels, maar zorg er vooral voor dat je bureau en muren helemaal leeg zijn voordat je begint met werken.
Stap 2: een kwestie van gewoon beginnen
Bij een administratieve achterstand is de berg met werk enorm. En dat demotiveert. Zeker wanneer je ernaast blijft zitten met een kop koffie en je handen in je haar. Zo wordt de berg alleen maar hoger.
Gooi je boekhoudprogramma open en voer alvast de eerste verificatie of factuur in. Wanneer je de eerste stap gezet hebt, wordt de stapel namelijk alleen maar kleiner. Die motivatie komt vervolgens vanzelf wel.
Stap 3: bewaar het overzicht en bekijk de schade (want die is er zeker)
Zorg ervoor dat je tijdens het inboeken alle papieren direct in de goede map stopt en de goede nummers geeft, zodat je er niet meer naar om hoeft te kijken. Bekijk in het proces ook direct wat de schade is. Die is er zeker, want:
- De kans op onbetaalde facturen is aanzienlijk
- Grote kans dat lang niet iedereen jou betaald heeft
- Er moeten aangiftes verbeterd/ingediend worden
Werk daarom zo zorgvuldig mogelijk, zodat je de juiste stappen kunt zetten om administratieve achterstanden weg te werken.
Stap 4: blijf vanaf nu bij met je administratie
Ben je klaar met puinruimen en is het tijd om weer te ondernemen? Wacht nog heel even. Plan voor jezelf een vast moment waarop je aan de administratie gaat zitten, het liefst buiten kantooruren zodat je ongestoord de boekhouding kunt doen. Zo weet je namelijk zeker dat je in de toekomst gewoon bij blijft en niet meer aan de slag hoeft met puinruimen.
Heb je echt geen tijd om de achterstand weg te werken? Neem dan eens contact op. Samen met jou stel ik een plan op en begin ik aan het inboeken, herinneren en indienen van de gegevens die nodig zijn. Verontschuldig je niet voor de berg werk die is blijven liggen, maar wees trots dat je hulp in hebt geschakeld!
