Krachtige managementinformatie: maak onderscheid tussen businessunits, concepten, categorieën, etc

Krachtige managementinformatie: maak onderscheid tussen businessunits, concepten, categorieën, etc

by | Jan 26, 2020 | Blog

Krachtige managementinformatie; de sleutel tot succes

Zeg eens eerlijk; ben jij een van de vele ondernemers die verdwaald raakt in alle informatie? Zonder organisatie binnen de krachtige managementinformatie is het extreem lastig om goede beslissingen te maken. Sterker nog, je hebt in de meeste gevallen geen enkel idee wat nou precies wat is. Op het moment dat er te veel informatie op je bord komt, is het belangrijk om te categoriseren. Wat zijn de concepten, welke ideeën vallen buiten de budgettering voor het aankomende jaar? En in welke ‘vakjes’ kun je bepaalde ontwikkelingen stoppen om het overzicht te houden?

Krachtige managementinformatie begint met ordening

Uiteindelijk is het de bedoeling dat alle informatiestromen bij het management terechtkomen. Zo kunnen hier conclusies uit getrokken worden en stappen in de juiste richting gezet worden. Maar dat is lastig wanneer álle informatie op dezelfde stapel beland. Zorg er daarom voor dat er een duidelijke structuur is. Binnen het management is het verstandig om verschillende takken of afdelingen op te zetten. Ook wanneer jij als enige een managementfunctie hebt. Op die manier maak je het jezelf aanzienlijk makkelijker.

Zorg er bijvoorbeeld voor dat alle sales in één map (offline of online) komen – en dat deze niet vermengd worden met de offertes en voorstellen. Die krijgen een eigen afdeling. Net als de inkoopcijfers, de omzet en alle andere mogelijke businessaspecten die binnen de krachtige managementinformatie vallen.

Waarom is dit zo belangrijk?

Krachtige managementinformatie is alleen krachtig wanneer dit direct ingezet kan worden op het moment dat dit nodig is. Wanneer alle informatiestromen op dezelfde stapel beland zijn, dan kun je dit per definitie vergeten. Het is dan niet mogelijk om snel te schakelen. Of om voorstellen te doen of grotere keuzes te maken zoals het openen van extra lijnen of zelfs een compleet nieuw filiaal.

Hoe zet ik dit op?

Het vormgeven van een compleet management begint bij het opzetten van informatiestromen. Anders komt die krachtige managementinformatie er nooit. Zorg daarom voor verschillende mappen, afdelingen, mailadressen en alles wat binnen dit beeld past. Een goed administratiesysteem is hierbij uiteraard onmisbaar, omdat sommige beslissingen door gezamenlijke afdelingen gemaakt moeten worden om zo optimaal succes te hebben.

Vind je het lastig om dit zelf op te zetten of wil je dat iemand eens met je meekijkt naar de mogelijkheden binnen jouw bedrijf? Neem dan eens contact met mij op. Ik ben niet alleen specialist op het gebied van boekhouding. Ik heb ook veel ervaring met het begeleiden van opschalende bedrijven die extra uitdagingen hun kant op zien komen.

Hoe data kan helpen bij werkbare managementinformatie

Hoe data kan helpen bij werkbare managementinformatie

by | Dec 25, 2019 | Blog

Werkbare managementinformatie verkrijgen door de juiste data

In elke onderneming moeten keuzes gemaakt worden. Daarbij is werkbare managementinformatie onmisbaar. Zonder de juiste gegevens kun je immers nooit een goede inschatting maken over het uitbreiden van het personeelsbestand. Het executeren van die overname. Of het doen van de investering die je al tijden uitgesteld hebt omdat je niet weet of het de juiste beslissing is voor jouw onderneming. Met actuele data is het verkrijgen van werkbare managementinformatie wél mogelijk. Maar hoe doe je dat nou precies?

Data verkrijgen voor werkbare managementinformatie

Voordat de data ingezet kan worden, is het van belang om te kijken naar de manier waarop deze informatie verkregen wordt. De meest logische plek is jouw onderneming zelf – en dan met name jouw boekhouding. Wanneer de administratie op orde is, heb je een geweldige plek om direct relevante en actuele data te verkrijgen, die je om kunt zetten naar werkbare managementinformatie. Hierbij zijn wel een aantal punten van belang:

  • De boekhouding moet actueel zijn; alle gegevens moeten verwerkt zijn
  • Er moet gebruik gemaakt worden van een boekhoudprogramma waarmee uitgebreide rapporten uit te schrijven zijn

En dan heb ik direct de managementinformatie die ik nodig heb?

Op deze manier heb je de data waarmee je de ideale basis voor beslissingen en keuzes hebt. Maar het is niet direct een cirkel van Deming of een uitgebreide handleiding. Een resultatenrapport of kwartaaloverzicht is een blad vol met getallen. Die getallen moeten omgezet worden naar concrete richtlijnen of een duidelijk beeld van de exacte mogelijkheden.

Zo kun je tal van cijfers opstellen rond de liquiditeit of de solvabiliteit van de onderneming. Dat zijn de cijfers waar investeerders interesse in hebben – en het zijn de cijfers die als werkbare managementinformatie aangemerkt kunnen worden.

Hoe zet je dit nou zelf eenvoudig in?

Het lijkt wellicht iets dat alleen geschikt is voor grotere bedrijven, met een complete afdeling die zich hiermee bezighoudt. Maar dat is niet hoe het echt zit. Ook in een kleiner bedrijf – zelfs voor zzp – is dit van belang. Je kunt hier zelf relatief makkelijk mee beginnen door de administratie eens echt op orde te zetten. Wanneer jij met een paar klikken op de knop exact kunt zien hoeveel er maandelijks verdiend is en hoeveel geld er uit het bedrijf gegaan is, dan heb jij ook direct managementinformatie waarmee je aan de slag kunt.

Zo wordt het bijsturen, uitbreiden of aanpassen van de bedrijfsstructuur aanzienlijk makkelijker. Heb je hier assistentie bij nodig of wil je dat iemand kijkt naar jouw data om er werkbare managementinformatie van te maken? Dan ben je bij mij aan het juiste adres.